System
現場の流れに、
合わせて組む
目指しているのは、使う人が迷わずに終われる状態です。
そのためには、いまの手順をそのまま聞き取ることと、
入力の回数を減らす組み立てという
二つの土台が欠かせません。
項目が多すぎて、埋まらない入力画面。
結局Excelに戻ってしまう仕組み。
日々その画面を触る一人ひとりが、
余計な手間をかけずに済むように。
現場に合わせて組むことに、腰を据えて取り組みます。
Design
聞き取りと、組み立て
聞き取り
いまのやり方を、
そのまま見せてください。
理想の手順ではなく、実際にやっていることを伺います。紙、Excel、口頭の申し送り。回っている仕組みには理由があるので、まずそれを壊さない形を考えます。
画面の設計
項目が多い画面は、
埋まりません。
一度に求める入力は最小限にします。あとから足せるものは後回しにし、よく使う操作を手前に置きます。試作を触っていただいてから作り込みます。
設計を見てくださったお客様の声
いまのやり方を否定されるかと思っていたのですが、まず見せてくださいと言われたので話しやすかったです。
Scope
引き受けている領域
※よくご依頼いただくもの
予約と顧客の管理
二重予約を、
仕組みで防ぐ。
受付から変更、キャンセルまでを一本でつなぎます。空き状況はその場で反映し、連絡はメールやチャットへ自動で流します。顧客の履歴も同じ画面で追えるようにします。
在庫と生産の管理
数が合わない原因を、
追えるようにする。
入出庫の記録を残し、いつ誰が動かしたかを追えるようにします。発注の目安も出し、欠品と過剰を減らします。請求まわりまでつなぐこともできます。
入力項目の削減
48%減
既存の帳票との比較
試作をお見せするまで
2週
ご依頼の内訳
導入されたお客様の声
入力が半分くらいになりました。以前は項目が多くて途中で止まっていたのですが、いまは最後まで入ります。
Other Support
その他の対応範囲
業務システムでよくお引き受けしているもの
規模や業種に関わらず、現場が回るために必要なものを一通りお引き受けします。
帳票の出力
請求書、納品書、見積書のPDF出力と一括印刷
権限の設定
役割ごとに、見える範囲と操作できる範囲を分ける
既存システムとの連携
会計、販売管理、グループウェアとのデータ受け渡し
Excelからの移行
いまお使いのファイルを読み込み、そのまま初期データに
スマートフォン対応
現場で使う画面だけ、小さい画面に合わせて作る
変更履歴の保存
いつ誰が何を変えたかを残し、あとから追える形に
通知の設定
承認待ちや期限切れを、メールやチャットへ
操作手順書
新しい担当者でも触れるよう、画面ごとの手順を文書で
Before / After
手作業と、システム化後
予約の受付を例にした、前と後
ある現場では、電話とメールで受けた予約を紙の台帳に書き写していました。書き写す前に次の電話が入ると、そこで二重予約が起きていました。
受付から確定、変更、キャンセルまでを一本につなぎました。空きはその場で反映され、確認の連絡も自動で届きます。台帳への書き写しはなくなりました。
Before
紙の台帳に書き写す
After
いまは
受けた時点で反映される
導入したあとのご感想
二重予約がなくなりました。電話を受けながら画面を見られるので、その場で答えられるようになったのも大きいです。
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