第1段階
洗い出して、仕分ける
この段階ですること
どの作業にどれだけ時間がかかっているかを先に測ります。感覚で選ぶと、手間の割に効果が出ないところから手を付けてしまいます。
STEP 01
毎日発生しているもの、毎月発生しているもの。かかっている時間と回数を書き出します。
STEP 02
やめてよい作業を外す
自動化の前に、そもそも不要な作業が混ざっていることがあります。誰も見ていない報告書は、自動で作る必要もありません。
第2段階
置き換える
この段階ですること
手順が決まっているものから渡す
STEP 03
判断の要らない作業は、人がやる理由がありません。転記、集計、決まった時刻の確認。ここから順に機械へ渡します。
STEP 04
転記と集計
別のシステムに同じ数字を打ち直す作業をなくします。取り込みと突き合わせ、結果の通知までを自動にします。
定期実行
毎朝の確認、毎月の締め。決まった時刻に走らせ、結果だけ受け取る形にします。
STEP 05
渡さないものを、先に決める
例外の扱い、金額の最終確認、相手に配慮が要るやりとり。ここを機械に渡すと、間違いに気づけなくなります。
STEP 06
人に渡す経路を作る
機械に任せきれない場面は必ずあります。どこで人に回すか、渡す先を決めてから自動化します。
STEP 07
止まったことに、気づけるようにする
第3段階
止まらないようにする
この段階ですること
自動化でいちばん怖いのは、止まったまま誰も気づかない状態です。失敗を知らせる仕組みは最初から一緒に入れます。
STEP 08
失敗を知らせる
STEP 09
やめてよい作業を外す
止まったとき、想定と違う結果が出たときに通知します。成功したことまで知らせると、誰も見なくなります。
記録を残す
STEP 10
いつ走って、何件処理したのか。あとから追える形で残します。追えない自動処理は、信用できません。
実行の記録
実行日時、処理件数、かかった時間を残します。少しずつ遅くなっている、といった変化にも気づけます。
手が空いた分を、どこに回すか
時間が空いても、別の作業で埋まってしまっては意味がありません。何に使うかを先に決めておきます。
STEP 11
効果を測る
第4段階
範囲を広げる
この段階ですること
外す前と後で、かかっている時間を比べます。数字が出ないものは、やり方を変えるか、やめる判断をします。
STEP 12
隣の作業にも広げる
一つうまくいくと、似た作業が見えてきます。同じ仕組みを使い回せる場合は、二つ目以降は早く終わります。
STEP 13
人が判断に集中できる状態へ
外したあとも、
見直し続ける
業務のやり方は変わります。
去年作った自動処理が、いまの手順に合っているとは限りません。
合わなくなったものは、作り直すか、外します。
増やし続けるだけでは、かえって手間が増えていきます。
人が判断に集中できる状態を保つ。
そこまでやって、はじめて外した意味があります。
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