第1段階
集めて、整える
この段階ですること
どこに何があるかを先に把握します。共有フォルダ、メール、チャット、紙。資料は散らばっているのが普通なので、まず置き場所と形式を揃えるところから始めます。
STEP 01
共有フォルダ、チャット、メール、紙の資料。どこに何があるかを一覧にします。古くて使わないものはここで外します。
STEP 02
形式を揃える
PDF、Word、Excel、スキャンした紙。そのままでは読み込めないものを、文字として扱える形に直します。
第2段階
読ませて、引けるようにする
この段階ですること
細かく切って、意味で引けるようにする
STEP 03
文書をまるごと渡しても、AIは必要な箇所を取り出せません。意味のまとまりで切り分け、質問に近い部分だけを引けるようにします。
STEP 04
切り分ける
見出しや段落の区切りで分けます。切り方が粗いと余計な情報が混ざり、細かすぎると前後がつながらなくなります。
検索できる形にする
言葉が一致しなくても、意味が近ければ引けるようにします。社内でしか使わない略語は、別に対応表を作ります。
STEP 05
絞り込みの精度を上げる
引いてきた資料が見当違いだと、答えも見当違いになります。質問の言い換え、並べ替え、件数の調整で精度を上げます。
STEP 06
並べ替える
引いてきた候補を、質問との近さでもう一度並べ替えます。上位だけを渡すことで、答えのぶれが減ります。
STEP 07
答えに、出どころを付ける
第3段階
根拠を出せるようにする
この段階ですること
どの資料の、どこから持ってきたのかを必ず付けます。出どころのない答えは、業務では使えないと考えています。
STEP 08
引用を付ける
STEP 09
形式を揃える
答えと一緒に、元の資料名と該当箇所を返します。読んだ人が自分で確かめられる状態にします。
分からないときは、分からないと言わせる
STEP 10
資料にない内容を聞かれたときは、作らずに「資料にありません」と返します。もっともらしい嘘がいちばん困るためです。
答えない設計
引いてきた資料に根拠がない場合は、答えを出しません。代わりに、誰に聞けばよいかを返す形にもできます。
使われ方を見て、直す
公開して終わりにはしません。どんな質問が来て、どこで外したのかを記録し、切り方と絞り込みを調整します。
STEP 11
記録を残す
第4段階
使い続けられるようにする
この段階ですること
質問と、引いた資料と、返した答えを残します。外した場合に、どこで外したのかを追えるようにします。
STEP 12
資料が増えても、追いつく
資料は増え続けます。新しく置かれたものを自動で取り込み、古くなったものを外す仕組みを一緒に入れます。
STEP 13
探さずに引ける状態へ
動かしたあとも、
手を入れ続ける
質問の傾向は変わります。
最初に決めた切り方が、半年後も最適とは限りません。
引けなかった質問を見ながら、切り方と絞り込みを調整していきます。
導入して終わりではなく、使われ方に合わせて直し続けます。
使う人が、探さずに済む状態を保つ。
そこまでやって、はじめて入れた意味があります。
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